מומלץ להתקשר עם חברות לקבלת הצעת מחיר אשר מיושבות קרוב למקום האירוע כי אז מחיר ההובלה יהיה מינימלי (-לפחות ככה זה צריך להיות). ככל שמתרחקים מהמחסנים עולה למפעיל יותר ולכן הוא מגלגל את העלויות לצרכן.
כדאי לקבל חבילת ציוד מחברה אחת על מנת להימנע מתשלום כפול של הובלה לכל משכיר ציוד בנפרד. חברה שיכולה לתת גם מגוון רהיטים, גם כלי שולחן והגשה, גם ציוד נילווה כמו שמשיות ומאווררים / מחממים מאפשרת במחיר סביר לקבל חבילה יפה ומושלמת לאירוע. יתרון נוסף הוא פחות התקשרויות ופחות תיאומים של אספקה ופינוי הציוד ממקום האירוע. הכל נעשה מול נותן שירות אחד.
כמו כמעט בכל רכישה כדאי לבחון מה ההתמקצעות של נותן השירות ולבחור אותו לפי הצורך הספציפי. למשל אם יש חברת השכרת ציוד שבעיקר נותנת שירותים לאירועי ענק ופסטיבלים והצורך שלך הוא הפקת אירוע סולידי אז לא יהיה נכון לפנות למשכיר הנ"ל כי הוא מותאם למשהו אחר והעלויות שצריך לשלם לו גבוהות יותר משמעותית מהצורך שלך. הוא מחזיק מלאי גדול, מחסנים גדולים, משאיות גדולות ומערך של כח אדם גדול. הוא לא יכול להוציא משאית ענקית לאירוע של 30 איש בחצר ושישתלם לו. בנוסף לכך, לספק גדול לא תהיה הסבלנות הנדרשת עבור משהו שולי עבורו. דוגמא נוספת לאי התאמה שאם אתה צריך לשכור אוהל עדיף לפנות למי שמתמחה בזה. הוא יוכל להציע מגוון רחב של גדלים והתאמה מקסימלית למקום האירוע. מי שמחזיק באוהל אחד או שניים רוב הסיכויים שיוכל לתת מענה מצומצם בעיקר אם יש הרבה אילוצים של צפיפות במקום ומרחב, מבנה החצר, גובה עצים, פרגולות וכיו"ב
לפעמים יותר נוח וקל לעשות הזמנה של ציוד באמצעות חברות הקייטרינג או אם יש לכם שף פרטי שיודעים להרים אירוע לכל פרטיו אשר מציעים לכם עסקת חבילה הכוללת את הציוד.
כדאי שתתערבו בבחירת הציוד ולא לקנות "חתול בשק". צריך לקחת בחשבון שקיימות איכויות ברמות שונות שלפעמים ברמה נמוכה יכול להיות לא רק לא יפה ולא אסתטי אלא גם לא בטיחותי. אף אחד מאתנו לא היה רוצה שאורח שלכם ייפול מכיסא או שישען על שולחן והוא יתרומם מצד שני…
יש גם את עניין העיצוב שלא תמיד קולע לטעם הצרכן ולכן מעורבות מוקדמת מונעת הפתעה מיותרת..
איך מתכננים אירוח מושלם? הטיפים של Guestline
אירוח מוצלח הוא שילוב של תכנון מוקדם, שימת לב לפרטים הקטנים והיכולת שלכם כמארחים להיות נינוחים. ב-Guestline צברנו ניסיון רב במאות אירועי בוטיק, ואספנו עבורכם את הטיפים המנצחים שיהפכו את האירוע שלכם להצלחה מסחררת.
- תכנון כמויות מדויק: תמיד מומלץ להזמין 10% יותר כלי אוכל וסכו"ם מכמות האורחים כדי להיות מוכנים לכל הפתעה.
- העמדת הציוד: ודאו שיש מספיק מרחב בין השולחנות למעבר נוח של האורחים והמלצרים.
- אווירה היא המפתח: אל תוותרו על נרות וסידורי פרחים – אלו האלמנטים שיוצרים את ה"וואו" המיידי.
סטיילינג ועיצוב: פחות זה יותר
כדי ליצור שולחן יוקרתי, כדאי לשמור על קו נקי ואחיד:
- בחרו פלטת צבעים מוגדרת (למשל: לבן, פשתן וירוק מרווה) ושמרו עליה לאורך כל הציוד.
- השתמשו במפות בד איכותיות – הן משדרגות את המראה פי כמה לעומת כל פתרון אחר.
- הקפידו על כלי זכוכית וקריסטל מבריקים – הברק של הכלים הוא מה שנותן את תחושת הפרימיום.
אירוח מתוכנן היטב מול אירוח ברגע האחרון
| אירוח חכם (Guestline) | אירוח ללא הכנה |
|---|---|
| שלווה למארח: הכל מוכן, מעוצב ונקי מראש. אתם נהנים עם האורחים. | לחץ מתמשך: ניסיון להשלים חוסרים תוך כדי תנועה וריצה למטבח. |
| נראות יוקרתית: סטייל אחיד ומכובד שמעניק תחושת השקעה. | מראה לא מגובש: שילוב כלים לא תואמים שיוצר תחושת בלגן. |
| סיום נעים: מחזירים הכל מלוכלך. ללא עבודה קשה מול הכיור. | סיוט הניקיון: שעות של שטיפה וסידור בסיום יום מעייף. |
שאלות נפוצות על ארגון אירוע
מתי כדאי להזמין את הציוד?
מומלץ לשריין את התאריך והציוד לפחות שבועיים-שלושה מראש, במיוחד בעונת האירועים והחגים.
איך אדע איזה ציוד מתאים לחצר שלי?
צרו איתנו קשר, אנו נשמח לייעץ לכם טלפונית או להגיע לסיור מקדים כדי להתאים את הכמויות והסוגים לשטח.